Progettazione evento: la forza delle idee e la concretezza dei numeri; l'importanza della guida e del coordinamento.

Ieri per la prima volta Alberto ha dato al gruppo di progettazione dell'evento delle cifre (ancora ipotetiche e da confermare) di possibile impegno finanziario del progetto Booster sull'evento di settembre e ha avanzato l'ipotesi di pensare a quell'importo come al 50% del budget già finanziato, da integrare in fase di progettazione con un uguale importo di eventi organizzati dalla rete da finanziare attraverso i canali del Comitato dei Giochi e degli sponsor.
Queste informazioni e indicazioni segnano per me uno scarto nella progettazione: finora tutto si era basato sulla forza delle idee e queste da sole avevano avuto la capacità di portare i soggetti fino a questo punto, ma giunti in fase di progettazione e budget operativi, gli “imprenditori veri” hanno avuto bisogno di informazioni e indicazioni sul budget totale dell'evento e su un'idea di come raggiungerlo. Per dirla in altri termini credo che le società “a scopo di lucro”, a differenza delle associazioni, ci abbiano chiaramente e ripetutamente comunicato (facendo domande sul budget) il fatto che loro non potevano sopportare l'incertezza e la “nebulosità” di discorsi basati sulla forza delle idee che avrebbero dovuto convincere istituzioni e “smuovere la città” e che non riuscivano a “immaginare concretamente” la dimensione di una cosa che non avevano mai visto. Loro avevano bisogno di cifre, di risorse disponibili, del budget totale dell'evento e di un'idea su come coprirlo. Avevano bisogno di qualcuno che le “immaginasse” per loro e che ovviamente lo facesse in modo credibile e realistico.

Un altro aspetto emerso dalla progettazione è secondo me l'esigenza e l'importanza della presenza di una guida/coordinatore, di qualcuno cioè che conduca le riunioni e i soggetti continuamente, lasciando spazio a tutte le idee e alla discussione “democratica”, ma che poi sia in grado di trarne una sintesi e faccia superare al gruppo le situazioni “di stallo”, senza imporre delle decisioni, ma proponendo una via d'uscita possibile. In questo senso molto importante è anche “il chi” e “il come” redige i resoconti delle riunioni che poi vengono messi a disposizione di tutti, presenti e assenti (si discute se questi debbano essere “una sintesi e un passo in avanti”, oppure una semplice “fotografia della discussione”). Altro aspetto fondamentale è la presenza di rappresentanti del partenariato al tavolo della progettazione, per evitare che decisioni prese faticosamente dal gruppo di lavoro debbano essere riviste perché “non compatibili” con il progetto e le possibilità e decisioni del partenariato che lo promuove.